о финансовом состоянии и состоянии исполнительской дисциплины, многие банки
стали вводить вместо ревизионно -бухгалтерских подразделений, отделы
внутрибанковского аудита.
В отличии от ревизионно -бухгалтерских подразделений на отделы аудита
возлагаются и более широкие функции. Так, на отдел аудита могут быть возложены
следующие задачи:
-административный контроль;
-контроль бухгалтерского учета;
-контроль ликвидности активов и сохранности пассивов, соответствие структур
пассивов и активов;
-контроль доходности и рентабельности операций.
Основными исходящими документами отдела аудита являются:
-записки о состоянии дел в той или иной области деятельности банка или
банковских операций;
-записки о соответствии проводимых операций решениям общего собрания акционеров
(пайщиков) банка, Совета или Правления банка, о выполнении приказов и
распоряжений по банку;
-аналитические записки;
-акты проверок.
Функции внутрибанковского аудита в разных банках могут отличаться и значительно.
Тем не менее, чем банк крупнее, чем больше у него филиальная сеть, тем более
важным является проведение контрольных мероприятий.
Кроме того, в соответствии с приказами Банка России от 28.08.97 г. No 02-372 и
от 29.08.97 г. No 02-378 утверждены Положения "Об организации внутреннего
контроля в банках" и "О порядке организации внутреннего контроля в кредитных
организациях - участниках финансовых рынков". В соответствии с указанными
документами в банках должна быть сформирована служба внутреннего контроля в
функции которой входят:
  выполнение сотрудниками банка требований действующего законодательства;
  оценка и минимизация банковских рисков;
  правильное и своевременное отражение в учете банковских операций;
Руководитель службы внутреннего контроля является по должности заместителем
руководителя банка и не может одновременно руководить иными подразделениями
банка.
  Хpанение документов
Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов, под
которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но
и расчетно-платежные документы клиентов банка.
Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка
хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных
бухгалтеров банка.
Документы хранятся в бумажной и электронной форме.
Письмом от 17 ноября 1994 г. No 78К ЦБ РФ довел до сведенья, что коммерческие
банки в своей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела
должны руководствоваться Основами законодательства Российской Федерации об
Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде
Российской Федерации, утвержденным указом Президента Российской Федерации от
17.03.94 No 552, а также методическими разработками Государственной архивной
службы России: Основными положениями Государственной системы документационного
обеспечения управления (М., 1991), Основными правилами работы ведомственных
архивов (М., 1986), Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций,
предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989).
Кроме того, специально для кредитных организаций разработан и утвержден
специальный "Типовой перечь документов, образующихся в деятельности кредитных
организаций с указанием сроков хранения", утвержденный Федеральной архивной
службой ( от 16.01.1996 г. No 10-2-1/65) и согласованный с Банком России и
Ассоциацией российских банков.
В соответствии с Законом "Об основах налоговой системы в РФ" и Законом "О
бухгалтерском учете" документы и отчеты о финансово-хозяйственной деятельности
хранятся не менее пяти лет.
Конкретные сроки хранения отдельных документов, связанных с бухгалтерским учетом
и отчетностью определены в Типовом перечне для кредитных организаций и Перечне
документов от 1988 г. Ознакомиться с выпиской из перечня можно в книге
"Бухгалтерский учет: Сборник нормативных документов" М., Финансы и статистика,
Аудит,1994 г. Типовой перечень для кредитных организаций в печатном виде автору
найти не удалось, но он помещен в системе "Консультант +".
В целях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивного
фонда Российской Федерации кредитные организации обеспечивают их постоянное
хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях
согласно пункту 19 "Положения об Архивном фонде Российской Федерации" (далее по
тексту - Положение), утвержденного Указом Президента Российской Федерации от
17.03.94 N 552.
Документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственные
архивы в соответствии с письмом Банка России от 15 января 1998 г. No 12-Т.
Особое внимание следует обратить на сохранность документов по сотрудникам банка.
На основании Распоряжения Правительства РФ от 21.03.94 г. No 358-Р Центробанк
издал указание от 12.04.94 г. No 100-94 о включении в уставы банков положения,
касающегося обеспечения учета и сохранности указанных документов.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от
несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского
учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление,
с указанием даты исправления.
В настоящее время, в соответствии с новыми Правилами бухгалтерского учета база
данных лицевых счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием, как минимум на
двух различных носителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение
срока, установленного для хранения соответствующих документов.
Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств ведется программным путем,
ежедневно, выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости.
Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день
в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка
документов осуществляется работником, на которого возложено формирование
документов.
Электронные документы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения
документов на бумагу по установленным форматам документов. Документы в базе
данных группируются по правилам бумажных документов.
Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном
архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к
документам.
Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве,